Les ingrédients d’une bonne coopération Erasmus +
Cette rubrique est le fruit de :
- 3 actions réalisées sur lesquelles nous n’étions que partenaires, donc avec une faible maitrise de ce qui nous arrivait. Nous pouvions avoir l’impression par moment de subir les choses. Mais nous avons surtout énormément appris sur la façon de gérer une action Erasmus au contact de nos partenaires : ESWIP pour 2 actions et le Centre Franco Polonais pour 1 action.
- 1 action en cours de lancement dont nous sommes dépositaires du dossier, sur laquelle nous essayons de prendre en compte nos erreurs, les difficultés rencontrées mais aussi utiliser les outils de nos partenaires précédents.
Nous retiendrons donc que : « La coopération n’est pas une simple balade à l’étranger »
- Garder en mémoire tout au long de l’action qu’il faudra respecter le cadre du contrat entre les parties et du contrat avec l’Agence Erasmus. « On dit ce que l’on fait et l’on fait ce que l’on dit. »
- Se mettre d’accord lors d’un « Kick-off Meeting » sur des process, des outils de suivi et de contrôle. Ce n’est pas du temps de perdu. La gestion d’un projet Erasmus n’est pas une lourde tâche si elle est bien anticipée, préparée et partagée. Cela nécessite d’avoir des personnes bien identifiées au pilotage de l’action.
- Programmer autant que possible les voyages très en amont car les coûts de transports sont des coûts importants dans le projet. D’où l’enjeu d’avoir une idée précise de qui vous voulez faire voyager, de s’assurer de son envie de participer et de sa disponibilité.
- Ne pas procrastiner. Traiter les aspects administratifs et les aspects d’évaluation au fur et à mesure. Constituer le maximum d’éléments de preuves et de compréhension du déroulement de l’action, notamment en matière de communication. (Programmes, émargements, photos, mails, posts sur les réseaux sociaux, documents administratifs…)
- Vérifier au fur et à mesure du déroulement de l’action que vous répondez bien aux engagements que vous avez pris, aux indicateurs (« Quanti et Quali ») que vous avez posés dans le dossier déposé. L’évaluation se fera sur les écarts entre ce que vous avez annoncé et ce que vous avez réalisé. Si des écarts existent, il faut être en capacité de les justifier.
- Échanger avec l’Agence lorsque vous avez le moindre doute. Car des modifications peuvent être faites à la marge, mais il faut le faire valider par l’Agence.
« My tailor is rich »
L’interprétariat est essentiel notamment quand on veut parfaitement comprendre les choses dans le détail et mettre en évidence nos différences pour en faire des leviers dans l’action. Nous avions un ingrédient secret : une très bonne interprète d’origine polonaise et maitrisant parfaitement le français et ses subtilités. Les bases essentielles en anglais peuvent servir afin de ne trop dépendre de l’interprète et pouvoir vivre pleinement en collectif.
« La coopération, cela s’entretient et se stimule »
N’oubliez pas, au début notamment, tous les échanges de cadeaux. Cela fait toujours plaisir. Faites découvrir les meilleurs endroits de votre territoire. Vérifiez les attentes en matière de protocole auprès de votre partenaire.
Ne traitez pas vos hôtes comme des touristes, mais bien comme des professionnels. Cependant, laissez du temps dans le programme pour des visites et de bonnes dégustations de produits locaux. Mieux que les grands discours, les visites inspirantes en lien avec le thème du projet vous permettent, non seulement de consolider ou d’agrandir votre réseau local, mais surtout de montrer du concret.
Échanger entre les rendez-vous de délégations peut permettre de donner une dimension particulière au projet. En effet, la distance et le temps qui passe peuvent être les pires ennemis de l’action de coopération. En tous les cas, le lien entre vous et votre binôme étranger doit être entretenu. Ce lien permanent peut se faire le partage d’outils numériques collaboratifs : Whatsapp, Drive, visio. Le numérique permet vraiment d’effacer la distance.